Changer de logiciel : un simple projet informatique ? Loin de là.
À première vue, changer de logiciel semble être un projet purement technique. Mais en réalité,
cette transition peut profondément bousculer les équilibres internes d’une entreprise. Car derrière l’arrivée d’un nouvel outil, ce sont les pratiques, les habitudes, les relations de travail qui peuvent
être remises en question.
Chez Hub Conseil, nous accompagnons les entreprises dans toutes leurs transformations, notamment
les plus sous-estimées : celles qui ont l’air « simples », mais qui nécessitent en réalité
un accompagnement humain structuré. Explications.
Changer de logiciel, un déclencheur
de multiples impacts
Un changement de logiciel – même bienvenu – peut générer des réactions inattendues et des difficultés
si l’accompagnement est négligé. Voici les principaux impacts que nous observons régulièrement
dans les entreprises :
Résistances et incompréhensions
Un logiciel qui remplace un outil maîtrisé, c’est aussi une perte de repères.
Les collaborateurs peuvent craindre :
- une surcharge de travail,
- une perte d’autonomie ou de compétences,
- d’être « surveillés » ou « fliqués ».
Ces inquiétudes peuvent entraîner de la frustration, une démotivation, voire un désengagement durable.
Baisse temporaire de la productivité
Un nouvel outil nécessite un temps d’appropriation, des ajustements, de la formation. Cette phase d’adaptation ralentit nécessairement l’activité… surtout si elle n’a pas été anticipée. Les collaborateurs peuvent alors craindre différentes répercussions (surcharge de travail, ralentissement des procédures etc…) surtout
s’il n’y a pas de communication de réassurance sur le temps d’adaptation au changement.
Impacts sur la culture d’entreprise et la marque employeur
Un projet bien mené renforce l’image d’une entreprise innovante et à l’écoute. À l’inverse, un déploiement brutal peut générer un climat d’instabilité, de déshumanisation et nuire à l’expérience collaborateur – en particulier pour les nouveaux arrivants.
Risque RGPD et sécurité des données
Quand le logiciel touche aux données RH (temps de travail, frais, etc.), les enjeux réglementaires sont majeurs.
Un manque de vigilance peut exposer l’entreprise à des risques juridiques, réputationnels et peut, dans le pire
des cas engendrer une perte complète ou partielle des données de l’entreprise.
Modification des processus métiers et évolutions des compétences
Changer d’outil implique de clarifier l’organisation du travail et les processus de gestion, pour permettre de l’optimiser et de redéfinir les rôles, responsabilités et méthodes de travail. Cela suppose d’accompagner les collaborateurs dans cette montée en compétences.
Risques psychosociaux
Stress, surcharge cognitive, perte de confiance, sentiment d’exclusion : « Et si je n’y arrive pas ? » devient
une angoisse silencieuse mais bien réelle. N’importe quel changement peut avoir un réel impact sur le bien-être
au travail.
Les leviers d’un accompagnement RH réussi
La réussite d’un changement de logiciel repose sur un pilotage RH rigoureux, humain et progressif. Voici les clés que nous activons auprès de nos clients :
Impliquer pour lever les résistances
- Associer les collaborateurs dès la conception du projet pour garder un lien avec la réalité terrain
et ainsi en faire un sujet de travail collaboratif/d’intelligence collective. - Construire un plan de communication pédagogique et transparent.
- Intégrer les représentants du personnel (CSE).
- Outiller les managers et leur dégager du temps pour qu’ils puissent accompagner leurs équipes.
Anticiper la baisse de productivité
- Anticiper les activités essentielles ou prévoir des renforts temporaires pour garantir le maintien d’un flux normal de l’activité.
- Vérifier la cohérence globale avec l’écosystème digital existant pour éviter les doublons et les bugs.
Protéger la culture et renforcer la marque employeur
- Communiquer en interne comme en externe sur le sens du projet et ainsi créer de l’engagement.
- Adapter le parcours d’intégration pour les nouveaux arrivants en période de transition.
Assurer la conformité réglementaire
- Réaliser une étude d’impact RGPD, sociale et organisationnelle pour anticiper les points de vigilance (Exemple : l’introduction d’un nouvel outil IA).
Accompagner l’évolution des compétences
- Cartographier les compétences actuelles et à venir, puis évaluer les écarts.
- Mettre en place un plan de développement adapté : formations, ateliers, tutoriels, binômes,
référents internes…
Prévenir les risques psychosociaux/garantir le bien-être au travail
- Créer des espaces d’expression.
- S’appuyer sur des ambassadeurs du projet.
- Prévoir un retour d’expérience en fin de projet pour valoriser les apprentissages et inscrire le changement dans une logique d’amélioration continue.
Conclusion : ne sous-estimons jamais les “petits” projets
Changer de logiciel peut paraître anodin. Mais mal accompagné, ce type de transformation peut devenir
un caillou dans la chaussure… voire un frein majeur au bon fonctionnement de l’entreprise.
Avec un accompagnement RH structuré et bienveillant, il peut au contraire devenir une opportunité
de revaloriser les compétences, renforcer l’engagement et moderniser les pratiques.
Pour en savoir plus sur nos offres d’accompagnement RH, c’est ICI.
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